Outlook 2013 là phần mềm quản lý và gửi email trực tiếp với nhiều tính năng cao cấp hỗ trợ người dùng. Trong số đó, không cần nói rằng bạn tạo chữ ký trong Outlook 2013 và thêm chữ ký vào email Outlook cho mỗi thư đi. Trong chủ đề của bài viết hôm nay, nashvilletnhomesonline.com sẽ hướng dẫn bạn cách tạo chữ ký trong Outlook, cách thêm chữ ký email outlook cho máy tính qua bài viết này nhé!
I. Outlook là gì?
Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft bao gồm các công cụ như email, lịch, quản lý tác vụ, quản lý danh bạ, ghi chú, ghi nhật ký, duyệt web, v.v. Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập hoặc hoạt động với các ứng dụng kết hợp khác cho nhiều người dùng trong tổ chức của bạn, chẳng hạn như hộp thư dùng chung và lịch biểu, công cộng chẳng hạn như thư mục Exchange, danh sách SharePoint và lịch họp.
Microsoft Outlook không phải là một công cụ miễn phí. Nếu cần, bạn sẽ phải mua phiên bản đầy đủ hoặc trả phí để sử dụng.
II. Hướng dẫn cách tạo chữ ký trong Outlook đơn giản
Outlook cho phép các công ty hoặc cá nhân tạo chữ ký email Outlook có thể định cấu hình bằng cách sử dụng một hoặc nhiều chữ ký được cá nhân hóa cho thư email. Chữ ký có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, Danh thiếp điện tử, biểu trưng hoặc hình ảnh chữ ký viết tay.
Bạn có thể thiết lập triển vọng để chữ ký được tự động thêm vào tất cả các thư gửi đi hoặc bạn có thể tạo chữ ký và thêm nó vào thư tùy từng trường hợp. Các phiên bản này có thể thực hiện tạo chữ ký email cho Microsoft 365 Outlook 2019, Outlook 2016 và Outlook 2013.
Để thêm chữ ký cho email trong Outlook Quý khách thực hiện theo các bước cách tạo chữ ký trong Outlook sau:
- Bước 1: Click Home trên thanh công cụ.
- Bước 2: Click New Email ở góc trên cùng bên trái của màn hình.
- Bước 3: Hộp thư mới xuất hiện, nhấp vào Message và chọn Signature trong phần Include.
- Bước 4: Ở Email signature, click New.
- Bước 5: Ở phần Type a name for this signature, điền tên của chữ ký.
- Bước 6: Ấn OK
- Bước 7: Trên màn hình tiếp theo, Qúy khách đánh dấu tên chữ ký trong mục Select Signature to Edit.
- Bước 8: Hộp trống lớn phía dưới Edit Signaute, nhập tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ email, thông tin mạng xã hội hoặc những thông tin cá nhân khác mà Quý khách muốn xuất hiện trong chữ ký mới.
- Phía dưới Edit signature, có các lựa chọn font chữ khác nhau và tùy chỉnh định dạng. Quý khách có thể tạo các kiểu đáng và đường viền phong phú để tạo sự độc đáo.
- Bước 9: Thêm hình ảnh tùy chỉnh như logo công ty, hãy xác định vị trí muốn chèn ảnh và kích vào biểu tượng Insert picture.
- Bước 10: Lựa chọn hình ảnh trong trình duyệt file của máy tính và chọn Insert.
- Bước 11: Để chèn link website vào ảnh hoặc logo, hoặc bất cứ chữ nào trong chữ ký của bạn. Đầu tiên, hãy làm nổi bật hình ảnh hoặc chữ muốn chèn.
- Bước 12: Với hình ảnh được chọn, click biểu tượng Insert Hyperlink.
- Bước 13: Cửa sổ mới xuất hiện, nhập đầy đủ URL của website vào ô cuối cùng. Rồi ấn OK.
- Bước 14: Đặt tùy chỉnh cho New messages và Replies/Forward.
- Nếu muốn áp dụng chữ ký cho tất cả các tin nhắn mới, chọn tên chữ ký từ menu thả xuống của New messages.
- Còn nếu muốn sử dụng cho những tin nhắn trả lời hoặc chuyển tiếp, ở menu thả xuống chọn tên chữ ký của Replies/Forward.
- Hơn nữa, bạn không muốn áp dụng chữ ký cho tin nhắn mới, tin nhắn trả lời hoặc chuyển tiếp, thì chọn (none) cho menu thích hợp.
- Bước 15: Sau khi thiết lập xong, ấn nút Save phía dưới.
- Bước 16: Cuối cùng, chọn OK ở hợp Signatures and Stationary để lưu những thay đổi.
- Khi mở hộp thư mới, thư trả lời hoặc chuyển tiếp khác, chữ ký tự động xuất hiện ở cuối trang.
III. Ưu điểm của Outlook
1. Truy cập tốc độ nhanh, không gian lưu trữ rộng
Đa số người dùng thường sử dụng tính năng gửi email của Outlook vì phần mềm này có tốc độ truy cập nhanh, không giới hạn dung lượng lưu trữ, các email được sắp xếp theo dung lượng, thời gian nhận và thời gian gửi.
Nó gửi email với các tệp lớn đính kèm kết hợp với OneDrive, Skype Drive và hỗ trợ bạn khôi phục các email đã xóa (trong phạm vi và thời gian cho phép) ngay cả sau khi quá trình xóa email trong Thùng rác hoàn tất.
2. Tính bảo mật cao
Chặn email theo địa chỉ hoặc miền cụ thể giúp bạn chống lại thư rác tốt hơn. Tạo địa chỉ email dùng một lần (dành cho email dùng một lần hoặc các hoạt động tiếp thị qua email) có thể giúp bạn tránh các máy gửi email spam. Outlook giúp bạn dễ dàng tạo, xóa và thay đổi địa chỉ email hoặc đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời.
3. Đa dạng kết nối
Tích hợp với các trang mạng xã hội lớn hiện nay như Facebook, Twitter, LinkedIn… Giúp người dùng email dễ dàng kiểm tra email và duyệt các kênh mạng xã hội này. Tích hợp Skype để trò chuyện qua Skype.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng HTML và CSS trong Outlook. Cụ thể, người dùng có thể thỏa sức sáng tạo và biến các nhân vật trở nên sinh động hơn khi có thể chỉnh sửa chúng ở chế độ HTML. Nhóm các email đến và lọc các tin nhắn cá nhân / công ty riêng tư.
IV. Cách đăng ký Outlook
Để sử dụng Outlook trước tiên, bạn cần đăng ký tài khoản email Outlook với nhà cung cấp Microsoft của mình. Cách thức đăng ký cũng rất đơn giản, chỉ gồm ba bước trong khoảng thời gian chỉ 5 phút, cụ thể như sau:
- Bước 1: Truy cập vào địa chỉ https://signup.live.com/. Bây giờ, chọn Nhận địa chỉ email mới và chạy lệnh để đăng ký tài khoản mới. Email mới hiển thị cho bạn hai tùy chọn: Outlook và Hotmail. Nhấp vào Outlook và nhập Gmail và mật khẩu của bạn. Sau đó nhấn Next để sang bước đăng ký tiếp theo.
- Bước 2: Tiếp tục nhập các thông tin cần thiết như first name (nghĩa là tên riêng) và first name (nghĩa là tên riêng) và tiếp tục nhấn “Next”.
- Bước 3: Nhập thông tin về quốc gia (country), ngày sinh (date) của bạn, nhấn “Next” và cuối cùng nhập mã chụp xác thực khác. Nếu bạn thực hiện thành công ba bước trên, bạn có thể sở hữu và đăng nhập vào tài khoản Outlook của riêng mình. Điều còn lại là bắt đầu cài đặt và thiết lập lại các tùy chọn sao cho phù hợp nhất với nhu cầu cá nhân và thói quen sử dụng của bạn.
Outlook là phần mềm được phát triển bởi nhà sản xuất microsoft và khi bạn sử dụng hệ điều hành của nhà sản xuất, nó được cập nhật và cài đặt theo mặc định. Để xem máy tính của bạn có được tích hợp với Outlook hay không, hãy tìm kiếm thuật ngữ Outlook trong thanh tìm kiếm của menu Bắt đầu của hệ điều hành Windows.
Ngoài ra, đối với hệ điều hành mac, bạn có thể tìm thấy nó trong phần Finder của thanh bên ngay bên dưới ứng dụng.
Chúng tôi vừa hướng dẫn bạn cách tạo chữ ký trong Outlook. Nó rất dễ dàng, phải không? Nếu bạn đang sử dụng Gmail, hãy xem cách tạo chữ ký Gmail nếu bạn không chắc chắn. Hãy theo dõi chuyên mục thủ thuật thường xuyên để nhận được những thủ thuật hay và mới nhất.
